2015/03/26追記：
マイクロソフトのワードやエクセルは、バージョンが２００７くらいからは「名前をつけて保存」で直接PDFが出力できるようになっています。
PDFについて
文書をメールやネット上から配信する場合、おすすめの方法はPDFに変換して送ることです。データを送る場合、相手のPCも同じバージョンの同じソフト、フォントデータがインストールされていないと、違う見え方になってしまいます。
PDF形式の書類は、違う環境でも同じ見え方することを優先しているので、携帯、スマートフォン、PCなど、どれでもほとんど同じように表示されます。
また、パスワードを設定して制限をかけることができます。２つのレベルの設定が可能です。
- 文書を開くときにパスワードが必要
- 設定内容の変更にパスワードが必要
通常は（１）の開くときのパスワード設定でＯＫだと思います。しかし、開くときに毎回パスワード入力が必要となります。個人情報データや部外秘の資料はパスワード保護をするべきですが、あれもこれも・・・とやっていると使い勝手は悪くなりがちです。ちょうどいい塩梅を探りましょう。
なお、PDFデータをホームページにアップするときは、画像と同じやり方でOKです。
変換ソフトについて
アドビのAcrobatというソフトで変換できます。でも高価なソフトです。
PrimoPDFというフリーソフトがあります。タダです。普通にやり取りする程度ならこれで十分なので、これをダウンロードしてインストールしましょう。
ダウンロードはこちら です。
変換方法
データの変換は簡単です。印刷をするときと同じ手順で変換します。
１）まず、配布したいデータを（エクセルやワード）を開きます。
２）メニューの「ファイル」－「印刷」をクリックして「印刷ダイアログ」を表示します。
３）プリンタの「名前」をクリックして、一覧の中から「PrimoPDF」を選びます。
４）「OK」ボタンを押して印刷をします。
プリンタにPromoPDFを選んでおけば、プリンタには出ませんので安心してください。
５）PrimoPDFの設定画面が表示されます。
「PDFの作成」をクリックしてデータを出力します。
残念ながら元のデータファイル名が日本語の場合、変な文字に変換されてしまいます。ファイルの保存先の内容を確認して、ファイル名を修正してください。
以上。